Een heldere structuur voor een groeiend creatief bureau.
Klant: Noeste IJver
Categorieën: ClickUp, Advies, Procesoptimalisatie, Projectmanagement
Het team groeide, maar het overzicht verdween
Toen Kevin en Roel samen startten met Noeste IJver, hielden ze alles gemakkelijk bij. Maar toen het team groeide naar meerdere designers en developers begonnen ze steeds meer achter de feiten aan te lopen. Samenwerken werd belangrijker en vragen als “wie pakt dit ook alweer op?” en “wat is de status van dit project?” werden steeds vaker gesteld. Het ging ten koste van de professionaliteit naar klanten toe, maar er was geen tijd om dit structureel op te lossen.
“Door Evi weet iedereen veel beter wat, wanneer en door wie iets moet gebeuren. Die agenda die soms overhoop lag, zit nu gewoon goed in elkaar. Planningen staan, klanten worden van A tot Z op de hoogte gebracht, alles loopt gewoon soepel. En dat merken klanten ook.”
Mijn aanpak: een heldere structuur en vaste processen
Herinrichten van ClickUp
Er was een systeem, maar deze werd niet gebruikt zoals het hoorde. Om deze beter te laten aansluiten op de werkwijze van Noeste IJver, pakte ik eerst de basis aan.
- Logische statussen om de voortgang van projecten bij te houden
- Vaste templates voor terugkerende taken en projecten
- Automatiseringen voor herhalende taken
- Een vaste werkwijze voor binnenkomende klantverzoeken
Creëren van blijvend overzicht
Een reden dat veel systemen niet goed gebruikt worden, is vanwege een onlogische indeling en veel ruis. Met onderstaande aanpassingen, verdween deze drempel en kon iedereen zijn weg weer goed vinden.
- Een overzichtelijke mappenstructuur
- Aparte omgevingen voor verschillende bedrijfsonderdelen – van CRM tot klanten en interne werkzaamheden
- Dashboards per team en persoon, waar prioriteiten en voortgang samenkomen
Vasthouden van het ritme
Een nieuwe werkwijze implementeren kost tijd en geduld. Ik trainde het team in het toepassen van de werkwijze en stuurde bij waar nodig, inclusief de introductie van periodieke meetings om het momentum vast te blijven houden.
- Wekelijkse meetings voor overleg over de voortgang van projecten
- Kwartaalmeetings voor doorlopende evaluatie en optimalisatie
Het resultaat?
Klaar om verder te bouwen
Geen ruis meer in de dagelijkse werkzaamheden, maar eigenaarschap in het team en klanten die weten wat ze kunnen verwachten. Kevin en Roel hebben weer tijd om aan het bedrijf te bouwen, in plaats van dagelijks bij te sturen. Noeste IJver is klaar voor de volgende fase, zonder dat structuur opnieuw het knelpunt wordt.
Laten we kennismaken!
Benieuwd wat ik voor jou kan betekenen? Neem vrijblijvend contact met me op of plan direct een kennismaking, dan bespreken we samen hoe ik jou kan helpen.