Studio Unfolds: Een concrete roadmap voor een rebranding en nieuw platform

Studio Unfolds: Een concrete roadmap voor een rebranding en nieuw platform

Een concrete roadmap voor een rebranding en nieuw platform.

Klant: Studio Unfolds
Categorieën: Notion, Advies, Procesoptimalisatie

Heel veel ideeën, maar geen structuur

Met de rebranding van haar designbureau naar Studio Unfolds en het bouwen van een platform voor startende ondernemers had Nadeche een hoofd vol hersenspinsels. Ze wist wat ze wilde, maar wist niet waar ze moest beginnen. Alles voelde even belangrijk, waardoor ze bleef hangen in ideeën in plaats van actie.

“Binnen no-time wist Evi structuur en overzicht te brengen in mijn chaos. Samen hebben we gespard en maakte ze een overzichtelijke Notion-omgeving die precies alles bevatte wat ik nodig had. Het voelt nu logisch, simpel en gestructureerd. Geen ruis meer, maar precies weten wat ik nog mag creëren.”

Nadeche Bömer

Eigenaar bij Studio Unfolds

Mijn aanpak: hersenspinsels omzetten in een concrete roadmap

Op basis van haar plannen bouwde ik een roadmap in Notion die past bij hoe Nadeche werkt. Elke taak heeft een categorie, een timing en een prioriteit. Zo ziet ze in één oogopslag wat nu aandacht nodig heeft en wat nog even kan wachten. Waar het eerst voelde als een berg hersenspinsels zonder vorm, staat er nu een structuur die simpel en overzichtelijk aanvoelt.

Ondernemen vanuit structuur

Geen ongestructureerde to-do’s meer op papier of in haar hoofd, Nadeche heeft nu een overzichtelijke plek waar al haar ideeën een eigen plekje krijgen. Het is geen plan dat in een la verdwijnt, maar een plek waar ze elke dag verder bouwt aan haar bedrijf.

Laten we kennismaken!

Benieuwd wat ik voor jou kan betekenen? Neem vrijblijvend contact met me op of plan direct een kennismaking, dan bespreken we samen hoe ik jou kan helpen. 

Emailadres

info@flowsupportbyevi.nl

Telefoonnummer

+316 58963750

Social media

Nyst Webdesign: Van losse to-do’s naar één centraal systeem

Nyst Webdesign: Van losse to-do’s naar één centraal systeem

Van losse to-do’s naar één centraal systeem.

Klant: Nyst Webdesign
Categorieën: Notion, Advies, Procesoptimalisatie

Projecten die nergens samenkwamen

Met Nyst Webdesign bouwt Robin websites voor klanten van kick-off tot oplevering, maar had geen centrale plek waar leads, projecten, feedback en content samenkwamen. Voortgang per project was lastig in één oogopslag te zien, feedback kwam binnen via losse kanalen en er was geen vaste plek om klanten mee te nemen in de status van hun traject.

Mijn aanpak: één Notion systeem van lead tot oplevering

Alle bedrijfsonderdelen samen op een plek

  • CRM, facturatie, content, (interne) projecten, feedback, klantportaal
  • Dashboard waar alle prioriteiten samenkomen

    Vaste project workflow van kick-off tot oplevering

    • Visuele weergave van de projecten die de vaste workflow volgt
    • Gekoppeld aan klant en feedback, zo staat altijd alles bij elkaar

    Klantportaal met feedback status

    • Pagina die met klant gedeeld kan worden, voor extra professionaliteit
    • Gekoppeld met feedback omgeving, zodat de klant altijd op de hoogte blijft

    Niks meer over het hoofd zien

    Nyst Webdesign werkt vanuit één Notion-omgeving waarin leads, projecten, feedback en content samenkomen. Robin ziet in één dashboard wie hij moet opvolgen, waar elk project in het proces zit en waar feedback met prioriteit op ligt. Klanten hebben een eigen portal met status en workflow, zodat de communicatie niet meer via losse mailtjes hoeft te lopen.

    Laten we kennismaken!

    Ben je benieuwd wat ik voor jouw bedrijf kan betekenen? Neem vrijblijvend contact met me op of plan direct een kennismaking, dan bespreken we samen hoe ik jou kan helpen. 

    Emailadres

    info@flowsupportbyevi.nl

    Telefoonnummer

    +316 58963750

    Social media

    Next Peak Media: Een sterke basis voor een dynamisch media bureau

    Next Peak Media: Een sterke basis voor een dynamisch media bureau

    Een sterke basis voor een dynamisch media bureau.

    Klant: Next Peak Media
    Categorieën: Asana, Advies, Procesoptimalisatie

    Het team groeide, maar het overzicht bleef achter

    Next Peak Media is een full-service marketingbureau. Een dynamische omgeving, waarin adverteerders en designers snel moeten kunnen schakelen en bijsturen. Het team groeide, maar de structuur groeide niet mee. Taken vielen tussen wal en schip, eigenaarschap was onduidelijk en het management had geen goed zicht op de voortgang per klant.

    Mijn aanpak: een sterke basis in Asana

    Logische en herbruikbare workflows

    • Herinrichting van de bestaande klanten op basis van de standaard workflow – van onboarding tot wekelijkse rapportages
    • Per klant een centrale plek voor taken, KPI’s, meeting notes en afspraken
    • Automatiseringen voor herhalende werkzaamheden
    • Vastleggen van deze workflows in herbruikbare templates per pakket,
    • Automatisch aanwijzen van verantwoordelijken en timings bij toepassen van het template

      Overzicht waar je op kan vertrouwen

      • Concrete omgevingen voor verschillende bedrijfsonderdelen – van klanten tot operations en interne werkzaamheden – waardoor niks tussen wal en schip valt
      • Nieuwe klanten komen automatisch in een portfolio terecht, waar prijsinformatie en andere informatie samenkomen
      • Logisch ingerichte persoonlijke dashboards, waardoor taken en prioriteiten niet van de radar verdwijnen

      Delegeren en bijsturen vanaf één plek

      • Projectmanagement dashboard waarmee het management in één oogopslag ziet wat er speelt op alle klanten
      • Omgeving waar het MT interne projecten kan uitzetten naar het team 

      Klaar voor de toekomst

      Er staat een schaalbare basis die meegroeit met het elke nieuwe klant. Binnen één druk op de knop krijgen nieuwe klanten de juiste plek in het systeem en zijn taken en verantwoordelijkheden helder. Er kan vanuit één centraal punt gedelegeerd worden er is overkoepelend overzicht zonder overal in te hoeven duiken. 

      Laten we kennismaken!

      Ben je benieuwd wat ik voor jouw bedrijf kan betekenen? Neem vrijblijvend contact met me op of plan direct een kennismaking, dan bespreken we samen hoe ik jou kan helpen. 

      Emailadres

      info@flowsupportbyevi.nl

      Telefoonnummer

      +316 58963750

      Social media

      Noeste IJver: Een heldere structuur voor een groeiend creatief bureau

      Noeste IJver: Een heldere structuur voor een groeiend creatief bureau

      Een heldere structuur voor een groeiend creatief bureau.

      Klant: Noeste IJver
      Categorieën: ClickUp, Advies, Procesoptimalisatie, Projectmanagement

      Het team groeide, maar het overzicht verdween

      Toen Kevin en Roel samen startten met Noeste IJver, hielden ze alles gemakkelijk bij. Maar toen het team groeide naar meerdere designers en developers begonnen ze steeds meer achter de feiten aan te lopen. Samenwerken werd belangrijker en vragen als “wie pakt dit ook alweer op?” en “wat is de status van dit project?” werden steeds vaker gesteld. Het ging ten koste van de professionaliteit naar klanten toe, maar er was geen tijd om dit structureel op te lossen.

      “Door Evi weet iedereen veel beter wat, wanneer en door wie iets moet gebeuren. Die agenda die soms overhoop lag, zit nu gewoon goed in elkaar. Planningen staan, klanten worden van A tot Z op de hoogte gebracht, alles loopt gewoon soepel. En dat merken klanten ook.”

      Kevin Brands

      Mede-eigenaar - Noeste IJver

      Mijn aanpak: een heldere structuur en vaste processen

      Herinrichten van ClickUp

      Er was een systeem, maar deze werd niet gebruikt zoals het hoorde. Om deze beter te laten aansluiten op de werkwijze van Noeste IJver, pakte ik eerst de basis aan.

      • Logische statussen om de voortgang van projecten bij te houden
      • Vaste templates voor terugkerende taken en projecten
      • Automatiseringen voor herhalende taken
      • Een vaste werkwijze voor binnenkomende klantverzoeken

      Creëren van blijvend overzicht

      Een reden dat veel systemen niet goed gebruikt worden, is vanwege een onlogische indeling en veel ruis. Met onderstaande aanpassingen, verdween deze drempel en kon iedereen zijn weg weer goed vinden.  

      • Een overzichtelijke mappenstructuur
      • Aparte omgevingen voor verschillende bedrijfsonderdelen – van CRM tot klanten en interne werkzaamheden
      • Dashboards per team en persoon, waar prioriteiten en voortgang samenkomen

      Vasthouden van het ritme

      Een nieuwe werkwijze implementeren kost tijd en geduld. Ik trainde het team in het toepassen van de werkwijze en stuurde bij waar nodig, inclusief de introductie van periodieke meetings om het momentum vast te blijven houden.

      • Wekelijkse meetings voor overleg over de voortgang van projecten
      • Kwartaalmeetings voor doorlopende evaluatie en optimalisatie

      Het resultaat?
      Klaar om verder te bouwen

      Geen ruis meer in de dagelijkse werkzaamheden, maar eigenaarschap in het team en klanten die weten wat ze kunnen verwachten. Kevin en Roel hebben weer tijd om aan het bedrijf te bouwen, in plaats van dagelijks bij te sturen. Noeste IJver is klaar voor de volgende fase, zonder dat structuur opnieuw het knelpunt wordt.

      Laten we kennismaken!

      Benieuwd wat ik voor jou kan betekenen? Neem vrijblijvend contact met me op of plan direct een kennismaking, dan bespreken we samen hoe ik jou kan helpen. 

      Emailadres

      info@flowsupportbyevi.nl

      Telefoonnummer

      +316 58963750

      Social media